Você pode usar a validação de dados para restringir o tipo de dados ou valores que os usuários inserem em células. Por exemplo, você pode usar a validação de dados para calcular o valor máximo permitido em uma célula com base em um valor em outro lugar na pasta de trabalho. No exemplo a seguir, o usuário tiver digitado abc, que não é um valor aceitável nessa célula.
Quando a validação de dados é útil?
Validação de dados é muito útil quando você deseja compartilhar uma pasta de trabalho com outras pessoas, e você deseja que os dados inseridos para sejam precisos e consistentes. Entre outras coisas, você pode usar a validação de dados para o seguinte:
Entradas de restringir a itens predefinidos em uma lista— por exemplo, você pode limitar as seleções de departamento de um usuário para contabilidade, folha de pagamentos, RH, para mencionar alguns.
Restringir números fora de um intervalo especificado— por exemplo, você pode especificar uma entrada de porcentagem máxima para aumento de mérito anual de um funcionário, uma 3% vamos dizer ou permitir somente um número inteiro entre 1 e 100.
Restringir datas fora de um determinado período— por exemplo, em um tempo de funcionário solicitação, você pode impedir que alguém selecionando uma data antes da data de hoje.
Restringir horários fora de um determinado período— por exemplo, você pode especificar o agendamento entre 8:00 AM e 5:00 PM da reunião.
Limitar o número de caracteres de texto— por exemplo, você pode limitar o texto permitido em uma célula para 10 ou menos caracteres.
Validar dados com base em fórmulas ou valores em outras células— por exemplo, você pode usar a validação de dados para definir um limite máximo de comissões e bônus baseados no valor da folha de pagamento projetada geral. Se os usuários inserirem mais do que o valor do limite, eles vê uma mensagem de erro.
Entrada de validação de dados e mensagens de erro
Você pode optar por mostrar uma mensagem de entrada quando o usuário seleciona a célula. Mensagens de entrada são geralmente usadas para oferecer aos usuários orientações sobre o tipo de dados que você deseja inserido na célula. Esse tipo de mensagem aparece perto da célula. Você pode mover esta mensagem se desejar, e ela permanecerá visível até que você mover para outra célula ou pressione Esc.
Configure sua mensagem de entrada na guia segunda de validação de dados.
Depois que seus usuários acostumado a sua mensagem de entrada, você pode desmarcar a opção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula.
Você também pode mostrar um Alerta de erro exibido somente depois que os usuários inserirem dados inválidos.
É possível escolher um destes três tipos de alertas de erro:
Ícone
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Tipo
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Use para
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Stop
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Impedir que os usuários insiram dados inválidos em uma célula.
Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou Cancelar.
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Aviso
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Avise aos usuários que os dados inseridos são inválidos, sem impedindo que digitá-lo.
Quando aparece uma mensagem de alerta de Aviso , os usuários podem clicar em Sim para aceitar a entrada inválida, não para editar a entrada inválida ou em Cancelar para remover a entrada inválida.
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Informações
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Informe os usuários que os dados inseridos são inválidos, sem impedindo que digitá-lo. Este tipo de alerta de erro é a mais flexível.
Quando aparece uma mensagem de alerta de informações , os usuários podem clicar Okey para aceitar o valor inválido ou Cancelar para rejeitá-lo.
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Dicas para trabalhar com a validação de dados
Use estas dicas e truques para trabalhar com a validação de dados no Excel.
A largura da lista suspensa é determinada pela largura da célula que inclui validação de dados. Talvez seja necessário ajustar a largura dessa célula para impedir que entradas válidas maiores do que a largura da lista suspensa sejam truncadas.
Se você planeja proteger a planilha ou pasta de trabalho, protegê-lo depois de terminar de especificar as configurações de validação. Certifique-se de que você desbloqueie as células validadas antes de proteger a planilha. Caso contrário, os usuários não poderão digitar quaisquer dados nas células. Consulte
proteger uma planilha.
Se você planeja compartilhar a pasta de trabalho, compartilhá-la somente depois que terminar de especificar as configurações de validação e proteção de dados. Depois de compartilhar uma pasta de trabalho, você não poderá alterar as configurações de validação, a menos que você parar de compartilhar.
É possível aplicar a validação de dados a células que já possuem dados inseridos. Entretanto, o Excel não o notificará automaticamente de que as células existentes contêm dados inválidos. Nesse cenário, você pode realçar os dados inválidos fornecendo instruções para que o Excel os circule na planilha. Após a identificação dos dados inválidos, é possível ocultar novamente os círculos. Se você corrigir uma entrada inválida. o círculo desaparecerá automaticamente.
Para aplicar os círculos, selecione as células que você deseja avaliar e acesse dados > Ferramentas de dados > Validação de dados > Circular dados inválidos.
Para remover rapidamente a validação de dados para uma célula, selecione-o e vá para dados > Ferramentas de dados > Validação de dados > configurações > Limpar tudo.
Para localizar as células na planilha que possuem validação de dados, na guia Início, no grupo Edição, clique em Localizar e Selecionar e clique em Validação de Dados. Depois de localizar as células que possuem validação de dados, você poderá alterar, copiar ou remover as configurações de validação.
Ao criar uma lista suspensa, você pode usar o comando Definir nome (guia fórmulas, grupo de Nomes definidos ) para definir um nome para o intervalo que contém a lista. Depois de criar a lista em outra planilha, você pode ocultar a planilha que contém a lista e, em seguida, proteger pasta de trabalho para que os usuários não terão acesso à lista.
Se você alterar as configurações de validação para uma célula, poderá aplicar automaticamente as suas alterações a todas as outras células que possuem as mesmas configurações. Para fazer isso, na guia Configurações, marque a caixa de diálogo Aplicar alterações a todas as células com as mesmas configurações.
Se a validação de dados não estiver funcionando, verifique se:
Os usuários não estão copiando ou preenchendo dados - validação de dados foi projetado para mostrar mensagens e impedir entradas válidas somente quando os usuários digitam dados diretamente em uma célula. Quando os dados são copiados ou preenchidos, as mensagens não aparecem. Para impedir que os usuários copiando e preenchendo dados arrastando e soltando células, vá para arquivo > Opções > Avançado > Opções de edição > Limpar o preenchimento de habilitar alça e arrastar-e-soltar célula caixa de seleção e, em seguida, proteger a planilha.
O recálculo manual está desativado - se recálculo manual está ativado, as células não calculadas podem impedir que dados sejam validados corretamente. Para desativar o recálculo manual, vá para a guia fórmulas > grupo de cálculo > Opções de cálculo > clique em automático.
Fórmulas estão sem erros , certifique-se de que as fórmulas em células validadas não causam erros, tais como
#REF! ou
#DIV/0!. O Excel ignora a validação de dados até que você corrija o erro.
As células referenciadas nas fórmulas estão corretas - se uma célula referenciada mudar para que uma fórmula em uma célula validada calcula um resultado inválido, a mensagem de validação para a célula não aparecem.
Tabela do Excel pode estar vinculada a um site do SharePoint - é possível adicionar validação de dados a uma tabela do Excel que esteja vinculada a um site do SharePoint. Para adicionar validação de dados, você deve desvincule a tabela do Excel ou converter a tabela do Excel em um intervalo.
Você pode estar inserindo dados no momento - comando a validação de dados não está disponível quando você estiver inserindo dados em uma célula. Para concluir a inserção de dados, pressione Enter ou ESC para sair.
A planilha pode estar protegida ou compartilhada - você não pode alterar as configurações de validação de dados se sua pasta de trabalho estiver compartilhada ou protegida. Você precisará descompartilhar ou Desproteger pasta de trabalho primeiro.
Como atualizar ou remover a validação de dados em uma pasta de trabalho herdada
Se você herdar uma pasta de trabalho com a validação de dados, você pode modificar ou removê-la, a menos que a planilha estiver protegida. Se ele estiver protegido com uma senha que você sabe que não deve tentar entrar em contato com o proprietário anterior para ajudá-lo desproteger a planilha, como o Excel não tem nenhuma maneira de recuperar senhas perdidas ou desconhecidas. Você pode também copiar os dados para outra planilha e, em seguida, remover a validação de dados.
Caso você veja um alerta de validação de dados quando tentar inserir ou alterar dados em uma célula e não tiver certeza dos dados que podem ser informados, entre em contato com o proprietário da pasta de trabalho.
